BİLGİ YÖNETİMİ ÇÖZÜMÜ - KURUMSAL BİLGİ PORTALI
Musa KODAL
Ankara Üniversitesi
Sosyal Bilimler Enstitüsü
Eğitim Yönetimi ve Teftişi Ana Bilim Dalı Doktora Öğrencisi
Kurumsal Bilgi Portalı, farklı iş ihtiyaçları için farklı hedef kitlelerine,
farklı platformlarda çalışan farklı dillerle yazılmış uygulamaları ve
bu uygulamalar tarafından üretilen bilgi ve dokümanları entegre ederek,
kendi istedikleri yapı ve düzende sunan bir e-İş çalışma yeridir. Kurumsal
Bilgi Portalı bir web sitesi değil web hizmetidir. Kurumsal Bilgi Portalı,
her türlü web tabanlı uygulamaları, veri tabanlarını, ofis dokümanlarını
(word, excel vb), rapor, web site linkleri, web siteleri, haber kaynakları,
e-mail uygulamaları vs. gibi bir çok bilgi, doküman ve veri kaynağını
hem kurum içi çalışanlarına hem de kurum dışı (müşteriler, tedarikçiler,
iş ortakları vb) kullanıcılara tek bir pencereden sunar. Aynı zamanda
kullanıcılara bilgi ve dokümanları kendi istedikleri şekilde portal
içinde organize etme ve saklama olanağını tanır. Kurumsal Bilgi Portalında
olması gereken en önemli özelliklerden birisi de kişiselleştirilebilir
olmasıdır. Bu da kullanıcılara portalı, en faydalı şekilde kullanarak
etkin iş kararları verebilme fırsatı sağlar (Allee, 1997: s. 39).
Günümüzde kurumlar içinde birçok bilgi ve doküman üretilmektedir. Bunlar
aslında kurumların entelektüel varlıklarıdır. Bu bilgi ve dokümanların
en iyi şekilde korunması, işlenip anlamlandırılarak etkili iş kararları
almada kullanılabilmesi gereklidir. Bu nedenle etkin iş kararları almak,
sahip olunan bilgileri paylaşmak ve bilginin kullanılabirliğini daha
kolay hale getirmek isteyen kurumlar, kurumsal portal çözümlerine ihtiyaç
duymaktadırlar. (Allee, 1997: s. 40).
İyi bir portalın özellikleri. İyi bir portalı tanımlayabilmek için, kurumların karşılaştıkları zorlukların ve beklentilerinin doğru tespit edilmesi gerekmektedir. Kurumların karşılaştıkları zorluklardan ilki, yeni ekonominin bir getirisi olan ve aslında pek çok avantajı da beraberinde getiren tonlarca veri topluluğudur. Getirdiği avantajlara rağmen firmalar aşırı veri ve bilgi yükü altında kalmaktan korunmalıdır. Bu nedenle veri topluluklarının düzenlenmiş, işlenmiş ve uygulanabilir bilgi toplulukları haline getirilmesi ve güvenli bir ortamda saklanması gerekir. Kurum içinde karşılaşılan kritik bilgilere ulaşmadaki zorluklar, uygulamaların çokluğu, bu uygulamalar arasındaki entegrasyon sorunları ile eğitim, kurum içi iletişim maliyetler gibi zorluklara karşı firmalar çözüm arayışları içindedirler (Allee, 1997: s. 41).
Kurumlar bu sorunlarına çözüm ararken (Allee, 1997: s. 41);
· Kurulum maliyeti düşük olan,
· Bilgiye erişimi kolay ve hızlı hale getiren,
· Gelecekte karşılaşılabilecek problemleri çözmeye yönelik esnek ve
ölçeklenebilir,
· Kısa ve az maliyetli ürün eğitimleri,
· Bilgiyi etkili bir şekilde kullandırarak rekabet güçlerini arttıran,
· Kurum içi iletişimi güçlendiren,
· Müşteri hizmetlerini geliştirebilen, vs. gibi çözümler peşinde olmaktadır.
Günümüzde pek çok alanda meydana gelen gelişmelere paralel olarak,
pazarda meydana gelen küreselleşme, ürünlerin maliyetlerinin ve üretim
sürelerinin azalması ile bilişim teknolojilerinin getirdiği olanaklar,
tüm örgütler için “iş entegrasyonunu” da gerekli kılmaktadır. İş entegrasyonu
ile işletmenin stratejileri (hedefleri, organizasyonel yapısı, vb.),
işletme süreçleri (iş akışları, iş süreçleri vb.) ve heterojen bir yapıya
sahip bilgi sistem altyapısı (mevcut uygulamalar, veriler, ağlar vb.)
bir bütünün birbirleriyle tam uyum içinde çalışması zorunlu bileşenleri
olmuştur. Yani artık işletmelerin, sağlam bilgi sistem altyapılarına,
işlerin yürümesini garanti edecek sistemsel omurgalara ve bu sistemleri
işletmenin amaçlarına uygun olarak bütünleştirip kullanabilecek yönetici
ve personele duydukları ihtiyaçları artmaktadır (www.tkds.org./online).
Ortaya çıkan bu gereksinimler örgütlerin yapılarını, hiyerarşilerini,
karar mekanizmalarını, kısaca tüm iş süreçlerini değiştirmeye zorlarken;
bilgiye de yeni değerler yüklemektedir. Ancak, Drucker’ın deyişi ile
bilginin stratejik değer olabilmesi, veriden bilgiye dönüşme sürecinde,
bilginin doğru, güncel, tam ve anında erişebilir olması ile olasıdır.
Bir işletmede yönetim fonksiyonu; üretim, satış, muhasebe, pazarlama,
AR-GE, satın alma gibi faaliyetleri planlamak, yürütmek ve kontrol etmek
zorundadır. Yönetimin bu faaliyetleri yürütebilmesi için bilgiye ihtiyaç
duyduğu ve bilgi akışı, veri toplama, veri işleme, veri depolama, bilgi
oluşturma ve sunma gibi faaliyetleri de düşünüldüğünde; tüm bu faaliyetleri
içeren “Bilgi Sistemi” ne sahip olması ve bunu yönetebilmesi gerekmektedir.
Bu sürecin sağlıklı yürüyebilmesi için yöneticilerin ayrıca, bilişim
teknolojilerinin olanaklarını kullanabilmeleri de gerekmektedir. Çünkü,
günümüzde işletmeler arası rekabet artık teknoloji ve hatta yazılım
temelli bir yörüngeye oturmuş durumdadır. Kurum içi çalışma tarzını
otomasyonun gereklerini yerine getirerek düzenleyen işletmeler, rakiplerinin
önüne geçmek için kendilerine çok önemli avantajlar sağlamaktadırlar
(www.tkds.org./online).